1. 组成
审核委员会(「委员会」)为本公司之董事会(「董事会」)之一个委员会而成立。
2. 成员委员会应由董事会内部委任本公司之非执行董事,并由不少於三位成员组成,其中一位成员应按香港联合交易所证券上市规则(「上市规则」)第3.10(2)条之规定而具备相关专业资格或会计或有关财务管理之专业知识之独立非执行董事。会议之法定人数为委员会之两位成员。
委员会成员须以本公司之独立非执行董事占大多数。
委员会主席由董事会委任并应为本公司之独立非执行董事。
本公司现时核数公司之前任合夥人於其终止成为该公司合夥人当日起或不再享有该公司财务利益之日(以较後者为准)起计一年内,不得担任委员会成员。
3. 出席会议
财务总监,内部核数部主管及外聘核数师之代表通常应出席会议。董事会其他成员亦有权出席会议。然而,委员会须最少每年与外聘核数师会见两次,且其中一次不应有管理层成员在场。
公司秘书应为委员会之秘书。
4. 会议次数
会议应最少每年举行两次。外聘核数师可於其认为必要情况下要求举行会议。
5. 权力
委员会由董事会授权在其职权范围内调查任何活动。该委员会有权从任何雇员寻求其所需任何资料且所有员工应配合委员会提出之任何要求。
委员会由董事会授权外聘法律或其他独立专业意见,且倘委员会认为有必要,更可确保与相关经验及专业知识之外界人士出席会议。委员会应取得充足资源履行其职责。
6. 职权范围
委员会之职权范围包括如下:
A. 与本公司核数师的关系
(a) 主要负责就外聘核数师的委任、重新委任及罢免向董事会提供建议、批准外聘核数师的薪酬及聘用条款,及处理任何有关该核数师辞职或辞退该核数师的问题;
(b) 按适用的标准检讨及监察外聘核数师是否独立客观及核数程序是否有效;委员会应於核数工作开始前先与核数师讨论核数性质及范畴及有关申报责任;
(c) 就外聘核数师提供非核数服务制定政策,并予以执行。就此规定而言,「外聘核数师」包括与负责核数的公司处於同一控制权、所有权或管理权之下的任何机构,或一个合理知悉所有有关资料的第三方,在合理情况下会断定该机构属於该负责核数的公司的本土或国际业务的一部分的任何机构。委员会应就任何须采取行动或改善的事项向董事会报告并提出建议;
B. 审阅本公司的财务资料
(a) 监察本公司的财务报表以及年度报告及账目、半年度报告及(若拟刊发)季度报告的完整性,并审阅报表及报告所载有关财务申报的重大意见。委员会在向董事会提交有关报表及报告前,应特别针对下列事项加以审阅:
(1) 会计政策及实务的任何更改;
(2) 涉及重要判断的地方;
(3) 因核数而出现的重大调整;
(4) 持续经营的假设及任何保留意见;
(5) 是否遵守会计准则;及
(6) 是否遵守有关财务申报的上市规则及法律规定;
(b) 就上述B(a)项而言:-
(1) 委员会成员应与本公司董事会及高级管理人员联络。委员会须至少每年与本公司的核数师开会两次;及
(2) 委员会应考虑於该等报告及账目中所反映或需反映的任何重大或不寻常事项,并应适当考虑任何由本公司属下会计及财务汇报职员、监察主任或核数师提出的事项;
C. 监管本公司财务申报制度及内部监控程序
(a) 检讨本公司的财务监控、内部监控及风险管理制度;
(b) 与管理层讨论内部监控系统,确保管理层已履行职责建立有效的内部监控系统。讨论内容应包括公司在会计及财务汇报职能方面的资源、员工资历及经验是否足够,以及员工所接受的培训课程及有关预算又是否充足;
(c) 主动或应董事会的委派,就有关内部监控事宜的重要调查结果及管理层对调查结果的回应进行研究;
(d) 如本公司设有内部审核功能,须确保内部和外聘核数师的工作得到协调;也须确保内部审核功能在发行人内部有足够资源运作,并且有适当的地位;以及检讨及监察其成效;
(e) 检讨本公司及其附属公司的财务及会计政策及实务;
(f) 检查外聘核数师给予管理层的《审核情况说明函件》、核数师就会计纪录、财务账目或监控系统向管理层提出的任何重大疑问及管理层作出的回应;
(g) 确保董事会及时回应於外聘核数师给予管理层的《审核情况说明函件》中提出的事宜;
(h) 就上市规则在企业管治常规守则条文所载的事宜向董事会汇报;
(i) 检讨本公司设定的以下安排:本公司雇员可暗中就财务汇报、内部监控或其他方面可能发生的不正当行为提出关注。委员会应确保有适当安排,让此等事宜作出公平独立的调查及采取适当行动;
(j) 担任本公司与外聘核数师之间的主要代表,负责监察二者之间的关系;及
(k) 研究其他由董事会界定的课题。
7. 会议记录
委员会的完整会议记录应由委员会秘书保存,委员会会议记录的初稿及最後定稿应在会议後一段合理时间内先後传阅给董事会全体成员,初稿供成员表达意见,最後定稿作其纪录之用。