委员会组成
1. 邝文记集团有限公司(「本公司」)董事会(「董事会」)於二零一六年九月二十四日议决於董事会下成立一个委员会,名为提名委员会(「委员会」)。
成员资格
2. 根据委员会组成,委员会须由本公司董事会在董事当中委任,并须由不少於三名成员组成,且其大多数成员须为独立非执行董事(「独立非执行董事」)。
委员会会议法定人数不得少於两名成员。
3. 委员会主席应为委员会任何一名成员,该成员须为独立非执行董事或董事会主席并获董事会委任。
4. 委员会主席须主持委员会会议。倘委员会主席缺席,出席会议的余下成员须从中选举一名成员主持委员会会议。
5. 委员会秘书(除委员会另行委任者外,彼须为本公司秘书)或其代表应出席委员会会议作会议记录。倘委员会秘书缺席,出席委员会会议的成员须选举其他人士担任秘书。
会议举行的次数及程序
6. 委员会须每年至少举行一次及按其他需要而定。除非本文件另有所述,否则,委员会会议的程序将受本公司经不时修订的组织章程细则的条文所规管。
会议通知
7. 委员会秘书须应任何委员会成员的要求召开委员会会议。
8. 除非另有协定,否则确定各会议地点、时间及日期的通知,应寄发予委员会各委员,及须出席委员会会议的任何其他人士:
(a) 就所有委员会定期会议而言,须於会议举行日期前至少七个历日寄发;及
(b) 就所有其他委员会会议而言,须於会议举行日期前合理时间内寄发。
9. 相关会议文件须於举行会议前之合理时间内发送予委员会成员及其他出席人士(如适用)。
股东周年大会
10. 委员会主席(或倘主席未克出席,则委员会之另一名成员)须出席本公司之股东周年大会,并准备回应股东有关委员会事务及彼等之责任之任何提问。
权限
11. 委员会获董事会授权调查其职权范围内之任何事务。委员会亦获授权向本公司任何高级职员或行政人员寻求其合理要求之任何资料,而所有高级职员及行政人员均获指示配合委员会之任何合理要求。
12. 在董事会授权下,倘委员会认为必要,可寻求独立法律及其他专业意见,并邀请拥有相关经验及专业知识的外界人士出席会议。委员会须获提供充足资源以履行其职责。委员会全权负责订立为委员会提供意见之任何外聘人士之遴选准则、遴选、委任及制订有关职权范围。
职责
13. 委员会之职责如下:
(a) 制定及检讨董事会多元化及提名政策供董事会考虑,并执行经董事会批准的政策;
(b) 至少每年检讨董事会的架构、人数、成员组成及多元化(包括(但不限於)性别、年龄、文化及教育背景、专业经验、技能、知识及服务任期方面),及就任何为配合本公司的企业策略而拟对董事会作出的变动提出建议;
(c) 物色具备合适资格可担任董事会成员之人士,并挑选提名有关人士出任董事或就此向董事会提供建议;
(d) 每年或於委员会认为必要时,评核每名拟新委任的独立非执行董事及现任独立非执行董事之独立性;
(e) 就董事委任或重新委任,以及董事(尤其是董事会主席及本公司行政总裁)继任计划,向董事会提出建议;
(f) 检讨及监察董事及高级管理人员的培训及持续专业发展;及
(g) 倘董事会拟於股东大会上提呈决议案选任某人士为独立非执行董事,有关股东大会通告所随附的致股东通函及╱或说明函件中,应列明董事会认为应选任该名人士的理由以及彼等认为该名人士属独立人士的原因。
14. 委员会须确保并无董事或其任何紧密联系人士涉及其本身董事资格之任何决定。
汇报程序
15. 委员会的完整会议记录应由正式委任的会议秘书保存,而经任何董事之合理通知下,该等记录须提供予任何董事查阅。
16. 委员会的会议记录应对委员会所考虑事项及达致的决定作足够详细的记录,其中包括董事及成员提出的一切关注或表达的不同意见。於有关会议结束後,应於合理时间内分别将会议记录的初稿及最终定稿发送至全体委员会成员以供成员发表意见与记录。
17. 在不损害此等职权范围所列委员会一般职责的情况下,委员会应向董事会汇报,确保董事会充分知悉其决定及建议,除非委员会受法律或监管限制所限而不能作此汇报。
检讨此等本职权范围次数
18. 此等职权范围应每年及於必要时予以检讨,并可由董事会不时修订。此等职权范围的任何变动须经董事会批准。
提供此等职权范围
19. 委员会须应要求提供此等职权范围,并将其上载於本公司及香港联合交易所有限公司创业板网站,从而解释委员会的职责及董事会已授予其的权力。
(本公司根据於二零一六年九月二十四日通过的董事会决议案采纳)
此等职权范围乃以英文编制。倘中英文版本出现任何不一致之处,则以英文为准。