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指尖悦动董事会审核委员会议事规则

2018-07-11 06:36:00

第一章 成员

第一条 审核委员会(「审核委员会」)须由指尖悦动控股有限公司(「本公司」)董事会(「董事会」)成立,且须由最少三名成员组成。

第二条 审核委员会须全部由非执行董事组成,当中成员须以独立非执行董事占大多数及最少一名具备合适专业资格或

会计或相关财务管理专长之独立非执行董事。

第三条 审核委员会之主席须由董事会委任,并须为审核委员会内的独立非执行董事。

第四条 倘审核委员会亦包括非执行董事,则属本公司现有核数公司前合夥人於(a)不再为该公司合夥人之日;或(b)不再於该公司享有任何财务利益之日(以日期较後者为准)起计一年期间内不得担任审核委员会成员。

第五条 审核委员会成员的任期与董事会任期一致,委员任期届满,可连选连任。

第二章 秘书

第六条 审核委员会之秘书由本公司的公司秘书或任一联席公司秘书或其受委人担任。

第七条 审核委员会可不时委任其他任何具备合适资格及经验之人士为审核委员会之秘书。

第三章 会议

第八条 审核委员会每年最少须举行两次会议。本公司之外聘核数师如认为有需要,可要求举行会议。

第九条 任何会议之通知最少须於该会议举行前14天发出,除非审核委员会全体成员一致通过豁免该通知。不论所作出之通知期,审核委员会成员出席会议将被视为成员豁免所需之通知期。倘续会於少於14天内举行,则该续会毋须另行作出通知。

第十条审核委员会会议所需之法定人数为全体审核委员会成员的三分之二以上,其 中一名成员须为独立非执行董事。

第十一条 会议可以亲身出席、采用电话或视像会议之方式举行。审核委员会成员可透过电话或类似通讯设备(所有参与会议之人士均能够透过该设备聆听对方)参与会议。

第十二条 审核委员会之决议案须以过半数票数通过。

第十三条 由审核委员会全体成员书面签署之决议案亦为有效,犹如其已於审核委员 会正式召开及举行之会议上获通过一样。

第十四条 审核委员会的完整会议纪录应由正式委任的会议秘书保存。会议纪录之初稿及最终定稿应在会议结束後一段合理时间内先後发送审核委员会全体成员。

第四章 出席会议

第十五条 本公司之核数师代表与审核委员会成员须每年最少举行2次并无任何执行董 事(获审核委员会邀请者除外)出席之会议。

第十六条 在审核委员会之邀请下,下列人士可出席会议:

(一) 内部审计部门主管或(如其缺席)内部审计部门代表;

(二) 集团财务总监(或担任同一职位之人士);及

(三) 其他董事会成员。

第十七条 仅审核委员会之成员有权於会议上投票。

第五章 股东周年大会

第十八条 审核委员会之主席或(如其缺席)审核委员会之另一名成员(必须为独立非执行董事)须出席本公司之股东

周年大会,并回应股东就审核委员会之活动及彼等之责任作出之提问。

第六章 责任及权力

审核委员会之责任为检讨及监管本公司之财务申报﹑风险管理及内部监控系统,协助董事会履行其审计职责。审核委员会的责任及权力包括:

第十九条 与本公司外聘核数师之关系

(一) 主要负责就外聘核数师之委任、重新委任及罢免向董事会提供建议、批准外聘核数师之薪酬及聘用条款,及处理任何有关该外聘核数师辞职或辞退该外聘核数师之问题;

(二) 按适用标准检讨及监察外聘核数师是否独立客观及核数程序是否有效,并应於核数工作开始前先与外聘核数师讨论核数性质及范畴及有关申报责任;

(三) 就外聘核数师提供非核数服务制定政策,并予以执行。就此而言,「外聘核数师」 包括与核数公司处於同一控制权、所有权或管理权之下之任何机构,或一个合理知悉所有有关资料之第三方,在合理情况下会断定该机构属於该核数公司之本土或国际业务之一部分之任何机构;

(四) 就任何须采取行动或改善之事项向董事会报告,并提出建议;

第二十条审阅本公司之财务资料

(一) 监察本公司之财务报表及本公司年度报告及帐目、半年度报告及季度报告(若拟刊发)之完整性,并审阅其中所载有关财务申报之重大意见。审核委员会在向董事会提交有关报表及报告前,应特别针对下列事项加以审阅:

(1) 会计政策及实务之任何更改;

(2) 涉及重要判断之地方;

(3) 因核数而出现之重大调整;

(4) 企业持续经营之假设及任何保留意见;

(5) 是否遵守会计准则;及

(6) 是否遵守有关财务申报之香港联合交易所有限公司证券上市规则(「上市规则」)及法律规定;及

(二) 就上文第(一)项而言,

(1) 审核委员会成员应与董事会及高级管理人员联络。审核委员会须至少每年与本公司的外聘核数师开会两次;及

(2) 审核委员会应考虑於该等报告及帐目中所反映或需反映之任何重大或不寻常事项,并应适当考虑任何由本公司属下会计及财务汇报职员或监察主任或外聘核数师提出之事项。

第二十一条 监管本公司之财务申报制度﹑风险管理及内部监控系统

(一) 检讨本公司之财务监控,以及(除非有另设的董事会辖下风险委员会又或董事会本身会明确处理)检讨本公司的风险管理及内部监控系统;

(二) 与管理层讨论风险管理及内部监控系统,确保管理层已履行职责建立有效的系统,有关讨论内容应包括本公司在会计及财务汇报职能方面的资源、员工资历及经验是否足够,及员工培训课程及有关预算是否充足;

(三) 主动或应董事会之委派,就有关风险管理及内部监控事宜之重要调查结果及管理层对调查结果之回应进行研究;

(四) 确保内部和外聘核数师之工作得到协调;并确保内部审核功能在本公司内部有足够资源运作,并且有适当之地位;以及检讨及监察其成效;

(五) 检讨本公司及其附属公司之财务及会计政策及实务;

(六) 检查外聘核数师给予管理层之《审核情况说明函件》、外聘核数师就会计纪录、财务帐目或风险管理及监控制度向管理层提出之任何重大疑问及管理层作出之回应;

(七) 确保董事会及时回应於外聘核数师给予管理层之《审核情况说明函件》中提出之事宜;

(八) 担任本公司与外聘核数师之间的主要代表,负责监察两者之间的关系;

(九) 检讨本公司设定的以下安排:本公司雇员可暗中就财务汇报、风险管理、内部监控或其他方面可能发生的不正当行为提出关注。审核委员会应确保有适当安排,让本公司对此等事宜作出公平独立的调查及采取适当行动;

(十) 就《上市规则》附录十四下之守则条文的有关事宜向董事会汇报;

(十一) 研究其他由董事会界定的课题;

(十二) 凡董事会不同意审核委员会对甄选、委任、辞任或罢免外聘核数师事宜的意见,本公司应在《企业管治报

告》中列载审核委员会阐述其建议的声明,以及董事会持不同意见的原因;

(十三) 审核委员会应制定举报政策及系统,让雇员及其他与本公司有往来者(如客户及供应商)可暗中向审核委员会提出其对任何可能关於本公司的不当事宜的关注;

(十四) 向董事会提交全面风险管理年度报告;

(十五) 审议公司风险管理策略和重大风险管理解决方案;

(十六) 审议重大决策、重大风险、重大事件和重要业务流程的判断标准或判断机制,以及重大决策的风险评估报告;

(十七) 审议内部审计部门提交的风险管理监督评价审计综合报告;及

(十八) 审议风险管理组织机构设置及其职责方案。

第二十二条 履行本公司之企业管治职能

(一) 制订及检讨本公司企业管治政策及常规,并向董事会提出建议;

(二) 检讨及监察本公司董事及高级管理人员之培训及持续专业发展;

(三) 检讨及监察本公司就遵守法律及监管要求之政策及常规;

(四) 制定、检讨及监察本公司雇员及董事之操守准则及合规手册(如有);及

(五) 检讨本公司遵守守则条文的情况及在《企业管治报告》内的披露。

第七章 报告

第二十三条 审核委员会须於每次会议後向董事会报告。

第八章 权限

第二十四条 审核委员会获董事会授权可查阅本公司之一切帐目、帐册及纪录。

第二十五条 审核委员会有权按履行其职责所需而要求本公司管理层就任何有关本公司、其附属公司或联属公司财政状况之事项提供数据。

第二十六条 身为审核委员会成员之董事可在适当情况下寻求独立专业意见,以向本公司履行身为审核委员会成员之责任,费用概由本公司承担。

注:寻求独立专业意见之安排可透过财务总监或公司秘书或联席公司秘书作出。

第二十七条 审核委员会应获提供充足资源以履行其职责。

注:“高级管理人员”指本公司年报内提及之同一类别人士。本公司的董事应负责决定哪些个别人士(一个或以上)为高层管理人员。高层管理人员可包括公司附属公司的董事,以及本公司的董事认为合适的集团内其他科、部门或营运单

位的主管。