2021年股东週年大会的特别安排及防疫措施
兹提述日期均为2021年4月14日本公司发出的通函(「通函」)及股东週年大会(「股东大会」)通告,有关将于2021年5月17日(星期一)下午2时正假座香港湾仔港湾道1号香港君悦酒店大堂楼层宴会大礼堂(「会议场地」)举行的股东大会。除另有订明外,本公告所用词汇与上述文件内所界定者具有相同涵义。
限制亲身出席股东大会的人数
为保障于现时新冠肺炎疫情下出席股东大会的股东的健康及安全,及考虑香港特区政府强烈建议采用的各项保持社交距离措拖,本公司经检视会议场地的可用空间后,决定限制亲身出席股东大会的股东人数,上限为100名,该等人士将会被编配于区隔范围内,每个区隔范围的人数将不超过20名,即于本公告日期香港特区政府规定的人数上限。
倘股东欲(亲身或委任代表)出席股东大会,下文第A至D段的安排将会适用:
(A)预先登记
股东如欲亲身或委任代表出席股东大会,需于2021年4月30日上午9时正至2021年5月6日下午5时正止期间内,把以下资料电邮至2021agm@bochk.com进行登记:
(1)股东英文全名
(2)身份:
(a)登记股东(即股份登记于股东名下);或
(b)非登记股东(即股份登记于中介机构名下,如银行、受托人或证券行)
(3)联络电话号码
(B)分配原则
如预先登记人数超过100名股东,本公司将会进行抽籤以决定可亲临股东大会的人士。
(C)通知
获分配可进入会议场地权利的股东将于2021年5月10日或之前收到中籤电邮。
未中籤的股东将不会获发通知。
(D)中籤股东的注意事项
如登记股东收到中籤电邮并希望委任代表出席股东大会,但尚未填妥及交回股东大会代表委任表格,他们须于2021年5月14日(星期五)下午2时正或之前填妥并交回代表委任表格至本公司注册办事处,地址为香港花园道1号中银大厦53楼,或经电子邮件发送至本公司股份过户登记处,电子邮箱为bochk.eproxy@computershare.com.hk。
如非登记股东收到中籤电邮但尚未寻求中介机构的有效授权,他们须在其中介机构指定的限期前安排相关授权,以确保他们有权出席及于股东大会上投票。登记股东(或他们有效地委任的代表)及非登记股东(并经中介机构有效授权)将须在股东大会当天,于会议场地内的股东登记处出示上述中籤电邮,以及通过一般股东登记及身份核实程序。
委任股东大会主席代其投票的建议
本公司希望提醒股东,就行使投票权而言,股东毋须亲身出席股东大会。诚如通函内所建议,本公司极力鼓励股东委任股东大会主席代其投票,并透过www.bochk.com/tc/aboutus/ir/meetings.html在线观看股东大会的实况。倘股东对提呈于股东大会审议的决议案有任何问题,本公司鼓励股东透过电邮提出,股东可在2021年4月30日上午9时正至2021年5月13日下午5时正止期间内,把问题电邮至2021agm@bochk.com,本公司将安排在股东大会上儘量回答相关问题。
倘股东已委任股东大会主席以外的人士为其代表,现在仍可选择委任股东大会主席为其代表,确保其投票权得以行使。本公司亦建议于预先登记中未中籤的股东于2021年5月14日(星期五)下午2时正或之前填妥并交回股东大会代表委任表格以委任股东大会主席为其代表(或如为非登记股东,则于中介机构指定的限期前向中介机构提交投票指示),以行使投票权。
股东大会防疫措施
在预先登记中籤并将亲身(或委任代表)出席股东大会的股东须遵守及注意下列于股东大会上将会采取的防疫措施:
(1)为方便追踪接触者,每位参会人士将获分配指定座位区域。本公司的员工及代表将于会议场地协助人群控制及排队管理,以确保维持适当社交距离。
(2)参会人士在获准进入会议场地前,须接受强制体温检测。任何人士若体温高于摄氏37.3度,或有任何类似流感症状,或有其他明显身体不适,均不得进入会议场地。
(3)每位参会人士获准进入会议场地前须(a)递交已签署及填妥的健康申报表(「申报表」);及(b)扫描「安心出行」会场二维码或向酒店登记其姓名、联络电话号码及到访日期和时间。为确保登记及核实手续顺利进行,敬请携带已填妥的申报表到会议场地。任何人士对申报表中任何问题的答案为「是」,其可能不会获准进入会议场地。有关申报表可于本公司网站www.bochk.com下载。
(4)每位参会人士进入会议场地前及在整个股东大会进行期间必须佩戴外科口罩。务请注意,会议场地将不会提供口罩,每位参会人士应自行带备并佩戴口罩。
(5)本公司将不会向参会人士派发礼品及供应茶水。本公司已优化安排,把有关金额转为捐款赠予公益金及时抗疫基金,帮助有需要的人士。
(6)本公司董事及高层管理人员亲身出席股东大会将受到限制,他们将透过电子形式参加会议。股东大会程序将集中于处理决议案,以尽量减少密闭环境下人群聚集的时间。
基于上述防疫措施,建议参会人士提早到达会议场地,以预留足够时间办理有关登记及核实手续。参会人士须于会议场地的整个期间保持良好的个人衞生。未能遵守任何防疫措施或未能与酒店或本公司员工合作的任何人士,均可能被拒绝进入或被要求离开会议场地。
视乎于股东大会当时适用的公共衞生要求及指引,本公司可能需于短时间内实施有关亲身出席股东大会的额外措施。按此,建议股东应查阅本公司网站,以阅览本公司就股东大会安排可能发出的进一步公告及最新资讯。