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德莱建业本公司董事(「董事」)会(「董事会」)审核委员会(「委员会」)职权范围

2017-10-24 22:39:00

1. 组成

委员会乃根据董事会於其於二零一五年九月二十二日举行的会议上通过之决议案成立,并经董事会决议案修订,自二零一七年十月二十六日起生效。委员会的组成应遵守不时之香港联合交易所有限公司(「联交所」)证券上市规则(「上市规则」)的规定。

2. 成员

2.1 委员会成员须由董事会从本公司非执行董事(包括本公司独立非执行董事)中委任并最少由三名成员组成,大部份成员必须为独立非执行董事。其中至少一名成员应为按照上市规则第3.10 (2)条规定具备适当专业资格或会计或相关财务管理专长的独立非执行董事。

2.2 本公司现时之核数公司的前任合夥人在以下日期(以日期较後者为准)起计至少一(1)年期间,不得担任委员会的成员:

(a) 彼不再为该公司合夥人的日期;或

(b) 彼不再享有该公司任何财务利益的日期。

2.3 委员会主席由董事会委任,并由独立非执行董事出任。

2.4 本公司的公司秘书为委员会秘书。如委员会秘书缺席,出席会议的委员会成员可在彼等当中选出或委任其他人士担任该会议秘书。

2.5 经董事会通过独立决议案,委员会成员之委任可予撤销、更换或额外成员可获委任加入委员会。如某委员会成员不再是董事会的成员,该成员的委任将自动撤销。

2.6 委员会成员之任期应由董事会厘定。

3. 委员会程序

3.1 会议通告:

(a) 除非委员会全体成员同意,否则在会议召开前须发出最少十四(14)日通告。有关通告须发送予委员会每位成员以及获邀参加会议的任何其他人士。不论通告期长短,委员会成员出席会议将被视为其放弃收到足期通告的权利,除非出席该会议的委员会成员的目的为在会议开始之时,以会议还未妥为召开为由反对会议处理任何事项。

(b) 委员会成员及委员会秘书(应委员会成员的请求时)可於任何时候召集委员会会议。会议通告必须按有关委员会成员不时通知秘书的电话号码、传真号码、地址或电子邮箱地址以口头或以书面形式、或以电话、电子邮件、传真或有关委员会成员不时议定的其他方式向各委员会成员本人发出。

(c) 任何口头会议通告应在可行情况下及在会议召开前尽快以书面方式确认。

(d) 会议通告必须说明开会的目的、时间及地点。议程及其他就会议而言须待委员会成员审议的文件一般在预期召开委员会会议日期前七天(并无论如何不少於三天)(或其他经全体委员会成员同意的其他期间)送达各委员会成员。

3.2 法定人数:委员会会议的法定人数应为两名委员会成员,其中一名须为独立非执行董事。

3.3 列席:本公司拥有会计和财务申报职能的职员、内部核数的主管(或任何承担相关职能但拥有不同职称之职员)及外聘核数师代表通常应出席委员会会议。其他董事会成员亦有权出席会议。然而,委员会应在并无本公司执行董事会成员及管理层出席的情况下,至少每年会见外聘核数师一次。

3.4 开会次数:每年举行至少两次会议以考虑董事会所编制之预算、修订预算及中期或年度报告。如外聘核数师认为需要,可要求委员会主席召开会议。

3.5 会议可由委员会成员亲身出席,或以电话、电子、或其他可让出席会议的全体人员同时及即时与对方沟通的方式进行,而以上述方式出席会议等同於亲身出席有关会议。

4. 书面决议案

经由委员会全体成员签署通过的书面决议案与经由委员会会议通过的决议案具有同等效力,而有关书面决议案可由一名或以上委员会成员签署格式类似的多份文件组成。

5. 委员会成员的替任代表

委员会成员不能委任任何替任代表。

6. 委员会的权限

6.1 委员会可行使以下权力:

(a) 向本公司及其任何附属公司(以下统称「本集团」)的任何雇员及任何专业顾问(含核数师)获取其所需的任何资料,要求彼等之任何人编制及呈交报告、出席委员会会议及提供资料以及解答委员会提出的问题;

(b) 监控本集团管理人员在履行其职责时有否违反董事会订定的任何政策或任何适用的法律、规例及守则(包括创业板上市规则及董事会或其委员会不时订立的其他规则及规例);

(c) 调查本职权范围内之任何活动及涉及本集团之所有涉嫌欺诈行为及要求管理层就此作出调查及呈交报告;

(d) 检讨本集团之内部监控程序及系统并提出建议;

(e) 检讨本集团会计及内部审核部门雇员之表现;

(f) 在有证据显示有关董事未能妥善履行职责并且有关解雇并无违背香港任何法律或规例时,要求董事会召开股东大会(如有必要)撤销任何董事之委任;

(g) 要求董事会采取所有必要行动(包括召开股东特别大会),以根据公司条例(香港法例第622章)及本公司组织章程细则更换及解雇本集团之核数师;

(h) 倘其认为必要时,可就涉及本职权范围的任何事宜向外界寻求法律或其他独立专业意见并由本公司支付有关费用及促使有相关经验及专业知识之外部人士出席会议;

(i) 可获得足够资源以履行其职责;

(j) 倘委员会与董事会就挑选、委任、辞任或辞退外聘核数师方面存在任何分歧,本公司应载入企业管治报告,解释委员会之建议及董事会提出不同意见之理由;

(k) 每年检讨本职权范围及履行其职责的有效性,并向董事会提出任何其认为必要的修订建议;及

(l) 为使委员会能恰当地执行其於下文第7条项下的职责,按其认为有需要及合宜者行使有关权力。

6.2 委员会应获供给充足资源以履行其职责。

7. 职责

7.1 委员会之职责应为:

与本公司核数师的关系

(a) 主要负责就委任、重新委任及罢免外聘核数师而向董事会提供建议,批准外聘核数师的酬金及其他受聘条款,以及处理该核数师的任何呈辞或解雇问题;

(b) 根据适用标准,检讨并监察外聘核数师的独立性、客观性以及核数过程的有效性。审核委员会应在核数开始前,与核数师商讨核数的性质及范围及申报责任;

(c) 就聘任外聘核数师提供非核数服务制定政策并执行。就此目的而言,「外聘核数师」包括与核数师事务所处於同一控制权、所有权或管理权下的任何实体,或合理知悉所有有关资料的第三方在合理情况下可确定属於该核数师事务所的本土或国际业务一部分的任何实体。委员会应向董事会报告,识别需采取行动或需作出改进的任何事宜并就此向董事会提供建议;

审阅本公司的财务资料

(d) 监察本公司的财务报表、年度报告及账目、半年度报告以及(如拟刊印)季度报告的完整性,并审阅当中载列的重要财务申报判断;

(e) 委员会在向董事会提交上述(d)项的有关报告前,应特别针对下列事项加以审阅:

(i) 会计政策及常规的任何变动;

(ii) 涉及重要判断的范畴;

(iii) 因核数而出现的重大调整;

(iv) 持续经营的假设及任何保留意见;

(v) 是否遵守会计准则;及

(vi) 是否遵守有关财务申报的上市规则及法律规定;并且就此向董事会提供意见及发表评论;

(f) 就上述(e)项而言:

(i) 委员会成员应与董事会及本集团之高级管理层联络,委员会应至少每年与本公司核数师举行两次会议;及

(ii) 委员会应考虑於该等报告及账目中所反映或需反映的任何重大或不寻常事项,并应适当考虑任何由本公司属下负责会计及财务申报职能的职员、合规主任或核数师提出的事宜;

监管本公司财务申报制度、风险管理及内部监控程序

(g) 检讨本公司的财务监控、内部监控及风险管理系统;

(h) 与管理层讨论风险管理及内部监控系统,以确保管理层已履行其职责,建立有效的系统。讨论内容应包括本公司在会计及财务申报职能方面的资源、员工资历及经验是否足够,以及员工所接受的培训课程及有关预算是否充足;

(i) 审议董事会授权的或其主动进行的有关风险管理及内部监控事宜的重大调查所得结果以及管理层对该等调查结果的回应;

(j) 如存在内部核数职能,确保内部与外聘核数师之间的协调,并确保内部核数职能获得充分资源,在本公司内享有恰当地位,以及检讨和监察其成效;

(k) 检讨本集团的财务及会计政策及常规;

(l) 审阅外聘核数师给予管理层的《审核情况说明函件》、核数师就会计纪录、财务账目或监控系统而向管理层提出的任何重要查询及审阅管理层的回应;

(m) 确保董事会就外聘核数师给予管理层的《审核情况说明函件》中提出的事宜作出及时回应;

(n) 向董事会报告以上所载之事宜;

(o) 检讨可让本公司雇员以保密形式对财务申报、内部监控或其他事宜可能出现不当的情况提出关注的安排。委员会应确保设有适当安排,以便公平独立地调查有关事宜及作出恰当的跟进;

(p) 担任本公司与外聘核数师之间的主要代表,监察两者之间的关系;及

(q) 考虑董事会不时界定或指派的其他事宜。

8. 会议纪录

8.1 秘书应在每次会议开始时查问是否有任何利益冲突并记录在会议纪录中。委员会的有关成员将不计入法定人数内,而除非上市规则附录三附注一所载例外情况适用,相关成员须就其或其任何联系人有重大利益的任何委员会决议案放弃投票。

8.2 委员会会议的完整会议纪录应由正式委任的会议秘书(通常为本公司的公司秘书)保存。委员会会议纪录的初稿及最後定稿应在会议後一段合理时间内先後发送委员会全体成员,初稿供成员表达意见,最後定稿作其纪录之用。

9. 汇报责任

委员会应於每次会议後向董事会作出汇报。

10. 股东周年大会

10.1委员会主席应出席本公司股东周年大会,并就委员会的活动及其职责在股东周年大会上回应问题。

10.2本公司的管理层应确保外聘核数师出席股东周年大会,回答有关审核工作、编制核数师报告及其内容、会计政策以及核数师的独立性等问题。

11. 本公司组织章程细则的持续适用

本公司组织章程细则作出规范董事会会议及议事程序的规定,在其适用及并未被本职权范围条文取代之情况下,应适用於委员会的会议及议事程序。

12. 董事会权力

董事会可在遵守本公司组织章程细则及上市规则(包括上市规则附录十四所载企业管治守则或本公司自行制定的企业管治常规守则(如被本公司采用))的前提下,修订、补充及废除本职权范围及委员会通过的任何决议案,惟修订及废除本职权范围及委员会通过的决议案,并不影响修订或废除该等职权范围或决议案之前,已生效的任何先前行动及委员会的决议案的有效性。

13. 委员会职权范围的刊登

委员会应在本公司网站及联交所网站上公开其职权范围,解释其角色以及董事会转授予其的权力。

於二零一五年九月二十二日采纳,并於二零一七年十月二十六日经修订,自该日起生效