1. 成员
委员会主席及成员须由本公司董事会(「董事会」)不时委任,须由不少於三名成员组成,其中包括非执行董事。
2. 主席
委员会主席(「委员会主席」)须由董事会委任及必须为董事。若委员会主席缺席,出席成员可选出任何一名成员主持会议。
3. 秘书
本公司之公司秘书(「公司秘书」)将出任委员会之秘书。
4. 出席会议
委员会可在委员会成员认为有需要之情况下,不时邀请其他人士(包括董事、高级管理层及外聘顾问)出席全部或部分委员会会议。然而,仅委员会成员有权在委员会会议上投票。
5. 会议次数及法定人数
5.1 委员会每年须召开最少两次会议,及於委员会主席可能决定之有关其他时间召开会议。
5.2 委员会会议须由委员会主席(或应其要求)召开。委员会会议亦可应董事会主席要求召开。
5.3 委员会会议之法定人数为两名成员,其中一名须为委员会主席,惟其因特殊情况未能出席则除外,另外其中至少一名须为非执行董事(包括独立非执行董事)。
6. 会议程序
6.1 除下文另有指明外,载列於本公司之组织章程细则(经不时修订)之有关规管董事会会议及程序的规定,亦适用於委员会之会议及程序。
6.2 委员会会议上提呈之任何问题,均以大多数票决定,如票数相等,会议主席则有权投第二票或决定票。
6.3 由大多数委员会成员签署之书面决议案效力等同於正式召开及举行之委员会会议上通过之决议案。
6.4 委员会成员可亲身出席委员会会议,或透过其他电子通讯方式或成员可能协定之其他方式参与会议。
7. 授权
7.1 委员会获董事会授权调查其职权范围所涵盖之任何活动。委员会有权向任何雇员索取任何所需资料,而所有雇员均须就委员会所提出之任何合理要求与其合作。
7.2 经事先就预计费用讨论後,委员会须获提供足够资源以履行其职责。委员会亦获董事会授权,在其认为适当之情况下徵询独立专业意见以便履行其职责,费用由本公司支付,并须负责物色及委任顾问向其提供有关环境、社会及管治(「环境、社会及管治」)事宜之意见。
8. 职责及责任
委员会有以下职责、责任及酌情权:
8.1 制定及检讨本公司有关环境、社会及管治之愿景、策略、框架、原则及政策,向董事会提出有关推荐建议,以及实施由董事会所制定的环境、社会及管治政策;
8.2 检讨及监察本公司的环境、社会及管治政策及常规,以确保遵守法律及规管规定;
8.3 寻求举措促进本公司的环境、社会及管治责任,并设定企业目标、指标、关键绩效指标及措施,以对照具优先次序的环境、社会及管治范围确定表现(如适用);
8.4 制定、检讨及监察适用於本公司董事(「董事」)及雇员有关环境、社会及管治事宜的行为守则及合规手册(如有);
8.5 编制年度环境、社会及管治报告,以供董事会考虑及批准披露;
8.6 制定、检讨及监察股东沟通渠道的实施,以确保其有效性,并在适当情况下向董事会提出推荐建议,以加强股东与本公司的关系;
8.7 检讨及监察董事及高级管理层的培训及持续专业发展。培训指以发言人、会员或参与者的身份参与有关任何议题(包括但不限於公司法、有关规则及规例、会计准则、环境、社会及管治事宜、风险管理及资讯科技)的座谈会、研讨会、课堂、会议及讲习班;
8.8 监察及回应新兴的环境、社会及管治议题,并在适当情况下向董事会提出推荐建议,以使本公司之环境、社会及管治表现更进一步;
8.9 在适当情况下支持外部有关环境、社会及管治的计划(包括本地及海外),以协助促进环境、社会及管治责任;
8.10 采取任何行动使委员会可履行董事会赋予其的权力及职能;
8.11 符合董事会可不时指明或本公司组织章程可不时载列又或法例或证券及期货事务监察委员会可不时施加的任何要求、指示及规例;及
8.12 委员会须获提供充足资源,包括徵询独立法律及其他专业顾问以及拥有环境、社会及管治专业知识的顾问的资源,以履行其职责。
9. 汇报程序
9.1 委员会须每半年向董事会汇报;及
9.2 在委员会会议後的下一次董事会会议上,委员会主席须将委员会的审议结果及建议向董事会汇报。委员会之会议记录应由公司秘书保管。委员会会议记录之草稿及最终稿分别须在会议後的合理时间内发送予所有委员会成员,以分别供彼等提出意见及作记录。