A. 成立
1. 中信21世纪有限公司(「本公司」)董事会(「董事会」)决议成立董事会下辖委员会,即提名委员会(「委员会」),并已采纳此等职权范围作为提名委员会之职权范围。
B. 成员
2. 委员会之成员须经董事会不时从本公司董事(「董事」)当中委任,并须由不少於三名成员组成,而大多数成员须为独立非执行董事。
3. 委员会主席须由董事会委任。
4. 本公司之公司秘书须为委员会之秘书。委员会可不时委任具备适当资历及经验之任何其他人士作为委员会之秘书。
C. 会议次数及召开会议
5. 委员会每年至少须召开一次会议。委员会主席须应任何委员会成员之要求召开会议。
6. 任何会议之通告须於举行任何有关会议前至少七日寄发,除非委员会全体成员一致豁免有关通告。不论所作通告之时间长短,委员会成员出席会议须被视为豁免有关成员之通告之所需通知时间。倘休会期间少於七日,则毋须寄发任何续会之通告。会议文件须全部及时寄发予全体委员会成员,且至少於拟定举行委员会会议日期前三日(或委员会成员协定之有关其他期间)寄发。
7. 委员会之法定人数须为任何两位委员会成员。会议可亲身、通过电话或通过视像会议举行。
8. 委员会之决议案须於任何会议上获出席之委员会成员之大多数票数通过,方可作实。由委员会全体成员书面签署之决议案须为有效且具有效力,犹如该决议案於一次妥为召开及举行之委员会会议上获得通过一样。
9. 本公司管理层有责任及时向委员会提供充足资料,以令委员会能够作出知情决定。所提供之资料必须完整可靠。倘委员会成员需要本公司管理层提供更多资料(本公司管理层自愿提供以外者),则委员会之相关成员应按需要作进一步查询。各委员会成员将可个别及单独接触本公司管理层。
D. 股东周年大会
10. 委员会主席(或当委员会主席缺席时由另一名委员会成员,或如该名成员未能出席,则其适当委任之另一名代表)须出席本公司股东周年大会并准备回答有关委员会活动及其职责之提问。
E. 授权
11. 委员会获董事会授权调查任何该等职权范围内之活动。委员会获授权可向任何雇员索取任何所需资料,而所有雇员须按委员会提出之任何要求予以合作。
12. 委员会获董事会授权可取得外部独立专业意见,并於其认为必要时,确保具备相关经验及专业知识之外界人士出席会议。委员会须获提供足够资源以履行其职责。委员会应专门负责就向委员会提供建议之任何外界顾问设立遴选标准、甄选、委任及订立职权范围。
F. 职责
13. 委员会之职责须包括:
(a) 定期检讨董事会所需之架构、人数及组成(包括技能、知识及经验方面),并就任何拟作出之变动向董事会提出建议;
(b) 在工作过程中充分考虑董事之继任计划,包括考虑本公司面对的挑战和机遇,以及董事会因此於日後需要之技能和专业知识;
(c) 制订及检讨董事会成员多元化政策(倘需要);
(d) 物色具备合适资格可担任董事之人士,并就挑选提名有关人士出任董事或就此向董事会提供意见;
(e) 评核独立非执行董事之独立性;
(f) 在董事会作出委任前,评估董事会之技能、知识和经验之均衡性,并参考该等评估,就特定委任职位所需之角色和能力编制说明;
(g) 不时检讨组织之领导(执行及非执行)需求,确保组织在市场上具备有效竞争之可持续能力;
(h) 随时更新及全面了解影响本公司及其经营所在市场之策略性问题及商业动向;
(i) 为确定和评估董事候选人之资历及评价董事候选人制订标准;
(j) 每年检讨需要非执行董事投入之时间,以及非执行董事是否投入足够时间履行其职责;及
(k) 确保非执行董事获委任进入董事会时,收到正式委任函,清楚列明预期在时间投入、委员会服务和参与董事会会议以外活动等方面对非执行董事之要求。
14. 委员会亦应就下列事项向董事会提出建议:
(a) 制订执行和非执行董事(尤其是本公司主席及行政总裁)之继任计划;
(b) 独立非执行董事角色之合适人选;
(c) 本公司审核和薪酬委员会之成员人选(须徵询有关委员会主席之意见);
(d) 重新委任及委任董事(根据所需要之知识、技能和经验,适当考虑其表现及继续为董事会作出贡献的能力);
(e) 於任何时候就与董事继续任职有关之任何事宜,包括在法律和执行董事服务合约条文(倘适用)之规限下,暂停或终止其作为本公司雇员之服务;及
G. 汇报程序
15. 委员会会议之完整记录及该会议记录应当及将可供任何董事在合理时间经合理通知後进行查阅。
委员会之会议记录应充分详细地记录委员会所考虑之事项和达成之决定,包括董事或成员提出之任何问题或发表之异议。该等会议记录之初稿和最後定稿应交予委员会全体成员,供其各自发表意见并加以记录(两者均应在会议之後之合理时间内进行)。
16. 在不影响以上关於委员会职责规定之一般前提下,委员会应向董事会汇报,使董事会全面知悉其决定和建议,除非适用法律及法规禁止此举。
H. 职权范围可供查阅
17. 委员会须按要求公开此等职权范围,并在香港联合交易所有限公司及本公司网站登载。